Pertemuan yang dihadiri oleh jajaran BPH (Badan Pengurus Harian), Pembina, dan seluruh Koordinator Divisi ini berfokus pada sinkronisasi progres tiap divisi serta pemantapan anggaran.
Alur Rapat dan Penentuan Tanggal Pelaksanaan
Rapat dibuka secara resmi oleh Sekretaris, yang menggarisbawahi pentingnya efisiensi waktu dan kejelasan agenda di setiap pertemuan panitia. Salah satu pengumuman yang paling dinanti adalah kepastian tanggal pelaksanaan Festbuk 9:
Pameran Seni: Akan dilangsungkan pada tanggal 10 – 12 Februari 2026.
Acara Puncak: Akan digelar pada Rabu, 12 Februari 2026.
Pasca-Acara: Tanggal 13 Februari ditetapkan sebagai hari pembersihan total dan pengembalian sarana prasarana sekolah.
Mengingat adanya libur panjang di sekitar tanggal tersebut, panitia sepakat untuk membuka pameran bagi pengunjung luar sekolah guna meningkatkan eksposur karya siswa.
Manajemen Anggaran dan Dana BOS
Dalam rapat ini, skema pendanaan diperjelas untuk menjaga transparansi. Anggaran Festbuk 9 akan bersumber dari penggabungan Dana BOS, Dana Usaha (Danus) Sponsorship, sumbangan pengisi acara, serta laba dari sisa modal tahun lalu.
Poin-poin penting terkait keuangan meliputi:
Dana BOS: Dialokasikan sebesar Rp4 – 5 juta, yang dipastikan untuk membiayai kebutuhan sound system dan terop.
Kedisiplinan Bendahara: Ditekankan agar setiap pengeluaran sekecil apa pun segera dicatat dan dikonfirmasikan kepada Pembina untuk menghindari kekeliruan.
Vendor: Panitia akan memesan kaos melalui Tubanesia. Namun, forum menegaskan jika vendor saat ini kurang menguntungkan, panitia memiliki fleksibilitas untuk mencari vendor lain.
Inovasi Acara dan Integrasi Akademik
Festbuk 9 tahun ini akan semakin meriah dengan adanya bagian Cosplay dan Maskot. Selain itu, panggung karawitan juga sedang diupayakan untuk hadir sebagai bentuk pelestarian budaya. Dari sisi akademik, mata pelajaran Bahasa Indonesia, Inggris, dan Biologi telah menyatakan kesiapan mereka untuk berintegrasi dalam pameran.
Berdasarkan saran pembina, penataan karya juga akan dibuat lebih dinamis dengan menempatkan karya-karya tambahan di sela-sela area pameran utama agar atmosfer seni terasa di setiap sudut sekolah.
Strategi Komunikasi dan Undangan Luar
Untuk memperluas jangkauan, panitia akan mengirimkan surat undangan ke sekolah-sekolah lain dengan ketentuan khusus:
•Undangan Resmi: Sekolah yang diundang wajib mengirimkan perwakilan siswa sesuai kuota dan akan mendapatkan konsumsi.
•Umum: Siswa atau masyarakat yang datang di luar undangan tetap diperbolehkan masuk namun tidak mendapatkan konsumsi.
•Sosialisasi: Komunikasi akan dijalin melalui Ketua OSIS atau perwakilan sekolah lain agar informasi lebih mudah diterima.
Target dan Manajemen Kerja Divisi
Menutup rapat, Sekretaris diminta untuk menyusun target waktu (deadline) yang jelas. Setiap divisi kini telah memiliki pembagian tugas internal yang lebih spesifik serta direncanakan akan memiliki pendamping untuk tempat berkonsultasi secara rutin.
”Setiap rupiah yang keluar harus seizin pembina, dan setiap rapat yang digelar harus memiliki tujuan yang jelas sejak awal agar persiapan kita lebih matang,” (PDM/F9)
